Digitalização de checklist operacional em chão de fábrica

Contexto

A empresa — referência regional em mineração e transformação de minério — opera em três turnos com mais de 200 operadores distribuídos entre linha de produção, manutenção e logística interna. Cada turno exigia preenchimento de checklists de segurança, conformidade ambiental e qualidade operacional, impresso em folha A4 e entregue ao supervisor no fim do plantão.

Auditorias internas e externas (ISO 14001, NR-22) demandavam acesso rápido a qualquer checklist dos últimos 12 meses. O custo de organização, digitalização e armazenamento desse volume ultrapassava 40h/mês de trabalho administrativo — e ainda assim 3 a 5 checklists somiam por mês.

Desafio

O pedido inicial do diretor de operações foi "cortar o papel". Na prática, o escopo real envolvia quatro problemas encadeados:

1. Captura: operadores precisavam preencher o checklist em zona sem Wi-Fi estável, com assinatura digital e possibilidade de anexar foto do equipamento.
2. Aprovação: supervisor tinha que validar em tempo real e escalar para o gerente quando houvesse não-conformidade.
3. Auditoria: consulta rápida por operador, turno, período ou equipamento — sem precisar abrir 300 arquivos PDF.
4. Integração: dados precisavam alimentar o Power BI corporativo já existente, sem duplicar fonte.

A restrição crítica era o prazo: a próxima auditoria ISO estava marcada para 45 dias depois do kickoff. Ultrapassar esse prazo significava renovar contingência em papel por mais um trimestre.

Solução

Entregamos uma solução de três camadas integradas, respeitando as licenças Microsoft 365 que a empresa já possuía — zero custo adicional de licenciamento.

Camada de captura — Power Apps Canvas

App mobile-first com formulário dinâmico (14 itens críticos + 22 opcionais por tipo de equipamento), suporte offline via SaveData/LoadData, câmera nativa e assinatura digital. O app é instalado em tablets Android já presentes no chão de fábrica; submissão acontece quando o tablet encontra sinal.

Camada de orquestração — Power Automate

Fluxo principal faz três tarefas: persiste o checklist no SharePoint com metadados, dispara aprovação automática ao supervisor do turno via Teams (com botão Aprovar/Rejeitar nativo) e escala para o gerente quando há item em não-conformidade marcado como "crítico". Tratamento de erro em todas as ações críticas + logging em lista dedicada para auditoria do próprio fluxo.

Camada de persistência — SharePoint

Lista corporativa com retenção configurada para 5 anos, permissão por security group, colunas calculadas para indexação rápida e conexão nativa com o Power BI existente via Dataflow. Auditoria pode pesquisar por 7 filtros combinados em menos de 2 segundos.

"A primeira vez que abri o dashboard e consegui ver o checklist do turno A, linha 3, da semana passada em 30 segundos — foi quando percebi que o projeto tinha valido cada centavo."
— Diretor de Operações

Stack utilizada

• Power Apps Canvas
• Power Automate Cloud Flows
• SharePoint Online
• Microsoft Teams (aprovações)
• Power BI (consumo)
• Azure Active Directory (SSO)

Resultados verificados

Medimos linha de base nas duas semanas anteriores ao rollout e reavaliamos após 30 dias de produção.

• -65%Tempo médio de fechamento de turno: de 42 min para 15 min.
• ZeroChecklists extraviados no 1º mês (antes: 3-5/mês).
• -80%Tempo de localização em auditoria: de ~15 min/registro para ~2 min.
• -40h/mêsHoras administrativas liberadas para tarefas de maior valor.
• 100%Rastreabilidade ponta-a-ponta exigida pela ISO 14001.
• R$ 0Custo adicional de licença — Microsoft 365 já coberto.